A vállalkozásokban jelentős mennyiségű irat keletkezik az évek alatt. Ezeknek a megőrzését jogszabályok határozzák meg.
Az adózási törvény szerint az adómegállapításhoz való jog elévüléséig meg kell őrizni a bizonylatokat. Az elévülés a bevallás vagy az adófizetés határideje évének utolsó napjától számított ötödik év utolsó napja. Ez az időszak bizonyos esetekben meghosszabbodhat. Beszámolókat, üzleti jelentéseket és az ezekhez tartozó dokumentumokat nyolc éven át kell megőriznie az adószámos magánszemélyeknek és egyéni vállalkozóknak is a számviteli törvény szerint.
Szerencsére a számláid és utalásaid összepontozását automatizáló rendszerek már léteznek, és 2022-ben már egyszerűvé teheted a teljes adminisztrációd vállalkozóként.
Nem kerül sor figyelmeztetésre vagy türelmi időre
Szintén törvény írja elő, hogy a munkaügyi iratokat a munkáltatónak feltétlenül meg kell őriznie a biztosítottra irányadó öregségi nyugdíjkorhatár betöltését követő ötödik év végéig. Kiemelten fontos ezeknek az iratoknak a megőrzése.
A szakhatóság egy esetleges ellenőrzés során 50 ezer és 500 ezer forint közötti büntetést szabhat ki, ha hiányzik egy dokumentum, vagy az nem megfelelően van tárolva. Ebben az esetben nem kerül sor figyelmeztetésre vagy türelmi időre.
Az iratmegsemmisítés során rendkívül körültekintőnek kell lenni
Régen raktárakban és szekrényekben tárolták az iratokat. Ma már a digitalizációnak és az online számlázásnak köszönhetően akár egy pendrive-on is elférnek a dokumentumok. Érdemes kihasználni a felhőalapú megoldásokban rejlő lehetőségeket, hiszen ezek segítségével átláthatóvá válik a dokumentumok tárolása.
Nemcsak a tárolásra kell kiemelt figyelmet fordítani, hanem az iratmegsemmisítésre is. Nem lehet egyszerűen a kukába dobni ezeket a fontos adatokat tartalmazó dokumentumokat. Ugyanis könnyen illetéktelen kezekbe kerülhetnek, és ez visszaéléseket eredményezhet. Az iratmegsemmisítés során rendkívül körültekintőnek kell lenni, jegyzőkönyvet is kell készíteni. A legjobb megoldás az iratmegsemmisítéshez a papírok darálása. Ha nagyobb mennyiségű iratról van szó, akkor érdemes megbízni egy kifejezetten erre a feladatra specializálódott vállalkozást. Ebben az esetben mindenképpen meg kell bizonyosodni arról, hogy az adott cég etikusan működik.
Érdemes biztonsági mentésről is gondoskodni
Természetesen nemcsak a papíralapú iratokat kell éveken át tárolni, hanem minden olyan eszközt, amin a dokumentumok vannak. Ide sorolhatóak például a külső vagy belső merevlemezek, a CD-k, a DVD-k és a pendrive-ok. Kiemelt figyelmet kell fordítani ebben az esetben az eszköz megfelelő tárolására, hiszen páratartalom vagy nem megfelelő hőmérséklet, illetve a fizikai hatások is eredményezhetik azt, hogy az adott eszköz olvashatatlanná válik.
Érdemes biztonsági mentésről is gondoskodni az elektronikus adathordozók esetében. Mindenképpen készüljön másolat, hiszen így elkerülhető, hogy váratlan esemény következtében törlődjenek az adatok az eszközről.
