Valószínűleg már mindenki találkozott azzal a helyzettel, amikor valódi szorongás fogja el az embert, hisz megint oda kell állni a nyomtatóhoz, megpróbálni kinyomtatni egy több tucat oldalból álló szerződést, mindeközben pedig imádkozni, hogy minden rendben történjen. Ezért is fontos, hogy a megfelelő eszköz kerüljön az irodába.
Rémálom vagy álom a nyomtató használata?
Természetesen könnyedén megoldható az, hogy ne legyen stresszes a művelet, hanem minden úgy történjen, mint a karikacsapás. Ehhez a legjobb, ha a TechOffice oldalán található nyomtatóválasztó segítségével szerezzük be az iroda következő “legjobb barátját”. De mégis mitől lehet igazán rémálom az eszköz használata?
Az egyik ilyen, ha egyszerűen minden jel nélkül leáll a nyomtató. Ez az egész napot is elronthatja, pláne, ha hónap eleje van, amikor a legnagyobb az adminisztrációs igény a cégek többségénél. A felmerült hibától függően a javítás akár hosszú időbe is kerülhet, és itt nem órákról, hanem napokról beszélünk. Ez könnyedén teremthet olyan helyzetet, amit nem is lehet azonnal megoldani, nincs más választás, mint kivárni a nyomtató visszatérését, addig pedig elhalasztani a feladatokat. Ezzel fontos projektek is megcsúszhatnak, egyenes az út az ügyfelek és munkatársak elégedetlenségéhez.
Sokszor a nyomtató működése is okozhat fejfájást. Gondolunk itt a túl lassú tempóra, amikor hosszú perceket kell várni, mire 4-5 oldal elkészül. Az elakadó papír is klasszikus problémának számít, ahogy a rossz nyomtatási minőség (maszatos, foltos), valamint az üres oldal szindróma is. Utóbbi egyszerűen annyit jelent, hogy a nyomtató üres lapokat dobál ki magából, mi pedig maximum csak csodálkozhatunk, hogy mégis mi történt és miért dolgozott ennyit a semmin az eszköz.
Kerüljük a stresszt: végezzünk alapos munkát a beszerzésnél
Ezt a legegyszerűbben úgy tehetjük meg, ha levetkőzzük a rossz berögződéseket a nyomtatókkal kapcsolatban. Ilyen például az, hogy “mindegy, milyet választunk, csak olcsó legyen”. Ahogy az előzőek is bemutatták, nem, egyáltalán nem mindegy, milyen nyomtató kerül az irodába.
Először az igényeket vegyük sorra: nyomtatási kapacitás, színes és/vagy fekete-fehér lenyomatok kellenek, milyen plusz funkcióra van még szükség? Szkennelés, fax, fénymásolás?
Úton a leállásmentes iroda felé
Már említettük, hogy igazi rémálom tud lenni az, amikor napokig nélkülözni kell a nyomtatót, mert komoly meghibásodás lépett fel. A jó hír az, hogy ezt már teljes mértékben megelőzhetjük. Tökéletes megoldás az, ha béreljük a nyomtatót. Nekünk csak egy fix havi díjat kell fizetnünk, valamint a fogyóeszközöket pótolni. Az eszköz karbantartása, javítása a szolgáltató felelőssége.
Ha valami probléma lép fel, azt először megpróbálják távolról megoldani. Ha ez nem sikerül, akkor személyesen jönnek ki a szakemberek, ha pedig szükséges, egy másik eszközt kapunk, a hibásat pedig elszállítják. Nincs várakozás, csak folyamatos és komfortos nyomtatás.
