Ha röviden, egy mondatba foglalva szeretnénk leírni a rendezvényszervezés fogalmát, akkor viszonylag egyszerű dolgunk van. Egy esemény tervezésének teljes folyamata. Ez tömören magába foglalja a tényleges jelentését. De ássuk bele magunkat mélyebben.
Nem olyan könnyű, mint gondolnánk
Sok ember azt hiszi, hogy egy eseményt bárki könnyűszerrel meg tud szervezni és le is tud vezényelni. Ha egy sikeres rendezvényt szeretnénk tető alá hozni, nem elég, ha az interneten kibérelünk egy helyszínt, majd rendelünk valahonnan ételt és italt. Gondos tervezést és sok fáradságot igényel, amit megtanulhatunk a MOE Rendezvényakadémia által szervezett Üzleti Protokoll Online Mesterkurzuson.
A szervezés folyamatai
Ebben a projektmenedzseri szakmában minden apró dolognak nagy figyelmet kell szentelni, hogy zökkenőmentesen zajlódjon le az adott esemény. Mind az öt alapvető szakaszra teljes mértékben összpontosítani kell.
- Kutatások, célkitűzés és életképesség
Legyen szó új termékek bemutatásáról vagy vállalati évfordulóról, mindenképpen értékelnünk kell az esemény életképességét. Ellenőrizni kell, hogy az esemény kiállított költségvetése összhangban van-e a céljával.
- Témaválasztás és szervezés
A cél meghatározása után merülnek fel azok a sokszor fejtörő kérdések, mint például:• Mi történik majd az eseményen?• Ki fog előadni?• Hol és mikor lesz a rendezvény?• Hogyan lesznek elrendezve az asztalok, székek vagy akár a színpad?• Milyen stílust fog képviselni a rendezvény?• A felmerülő problémák elkerülése végett fontos választ kapni ezekre a kérdésekre.
- A fontos részletek
Az esemény alapjainak kialakítása után rá lehet térni a részletekre. Ide tartozik a szerződések megkötése az adott helyszínnel vagy előadókkal, vendég meghívók elküldése, social média kampányok, rendezvény marketing lebonyolítása. Viszont, ha tényleg profi módon szervezzük az eseményt, akkor nagy hangsúlyt fektetünk a személyzetnek szükséges képzésekre és a résztvevőkkel való kapcsolattartásra is.
- A rendezvény lebonyolítása
Az esemény napján minden, amit eddig elméletben terveztünk, valóra válik. Talán ez a legörömtelibb munkafolyamat a szervezők számára. Sok esetben a rendezvény helyszíni előkészülete napokkal, akár hetekkel a kitűzött dátum előtt elkezdődik. Az asztalok, virágok és a színpad is a végleges helyére kerül. Hang- és technológiai ellenőrzések, vendégek fogadása és az előadók instruálása mind a szervezők feladatai.
- Értékelés
Addig nem lehet egy eseményt lezártnak tekinteni, amíg meg nem történtek az értékelések. Ez a folyamat már a rendezvény kezdetekor elkezdődik. Vendégvisszajelzések, az önkéntesek és a csapat tagjainak reakciói, ezek mind értékelések az eseményről a szervezők felé. Ezekből a visszajelzésekből a későbbiekben kiválóan tudunk építkezni, ezáltal jobb és jobb eseményeket tudunk majd szervezni.
Ezekből a szervezési folyamatokból tökéletesen láthatjuk, hogy egy esemény lebonyolítása nem is olyan egyszerű, mint gondoltuk.
